PROCEDURĂ

Gestiunea conţinutului informaţional al paginilor web ale universităţii

Această procedură a fost aprobată în şedinţa Senatului din 27.07.2010

RECTOR,

Prof.univ.dr.ing. Adrian GRAUR

Cuprins

1. SCOPUL PROCEDURII

2. DOMENIUL DE APLICARE

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

4. DEFINIŢII, TERMINOLOGIE ŞI ABREVIERI

5. CONŢINUT

5.1 Generarea conţinutului informaţional

5.2 Postarea / modificarea conţinutului informaţion

5.3 Comunicarea

5.4 Condiţii impuse paginilor web din domeniul USV

6. RESPONSABILITATI

7. DISPOZIŢII FINALE

8. ANEXE

PROCEDURA

privind gestiunea prezentei web usv.ro

1. SCOPUL PROCEDURII

Procedura defineşte modul de gestionare a conţinutului informaţional şi a prezenţei web a Universităţii "Ştefan cel Mare" Suceava

2. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura este utilizată de personalul din cadrul entităţilor organizatorice ale universităţii, care elaborează / revizuiesc sau gestionează prezenţa web a universităţii şi a structurilor sale

3. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

• Carta universităţii

• Codul de etică profesională al universităţii;

• Standardele identităţii vizuale USV 2.0, 2007;

• Regulamentul de funcţionare al DCTI;

• Regulamentul de funcţionare ARNIEC / RoEduNet;

• Legea 506/2004 (IT) - privind prelucrarea datelor cu caracter personal ţi protecţia vieţii private în cadrul comunicaţiilor electronice;

• Legea 455/2001 (IT) - privind semnătura electronică ;

• Ordonanţa de Guvern nr.124/2000 (IT) - pentru completarea cadrului juridic privind dreptul de autor şi drepturile conexe, prin adoptarea de măsuri pentru combaterea pirateriei în domeniile audio şi video, precum şi a programelor pentru calculator;

• Legea 213/2002 (IT) - privind aprobarea Ordonanţei Guvernului nr. 124/2000 pentru completarea cadrului juridic privind dreptul de autor şi drepturile conexe prin adoptarea de măsuri pentru combaterea pirateriei în domeniile audio şi video, precum şi a programelor pentru calculator;

• HG 58/1998 (IT) - pentru aprobarea Strategiei naţionale de informatizare şi implementare în ritm accelerat a societăţii informaţionale şi a Programului de acţiuni privind utilizarea pe scară largă şi dezvoltarea sectorului tehnologiilor informaţiei în România.

4. DEFINIŢII, TERMINOLOGIE ŞI ABREVIERI

4.1. Termeni şi definiţii

1. Site usv - totalitatea paginilor web şi a serviciilor electronice ale universităţii sau ale subdiviziunilor acesteia.

2. Domeniu usv - identificatorul TLD (Top Level Domain) asociat universităţii.

3. Subdomeniu usv - identificator al unui subset de servicii electronice de forma subdomeniu.usv.ro sau usv.ro/subdomeniu.

4. Manual de identitate - Standard de identitate, conform documentului "STANDARDELE IDENTITĂŢII VIZUALE USV 2.0, 2007"

5. Responsabil conţinut informaţional - persoana nominalizată să gestioneze informaţiile publicate.

6. Administrator web - persoana care, prin atribuţiile postului, gestionează, din punct de vedere tehnic şi logistic, serviciile web.

4.2. Abrevieri

5. CONŢINUT

5.1. Generarea conţinutului informaţional

1. Site-urile şi sub-siturile universităţii sunt ierarhizate pe niveluri de acces şi prioritate identificate prin cifre începând de la 0 (0 fiind prioritate maximă ):

   1. nivel 0: pagina principală a universităţii;

   2. nivel 1: rectorat, pagini principale facultăţi, biblioteci, departamente, administraţie, servicii pentru studenţi, alumni;

   3. nivel 2: pagini secundare facultăţi, departamente, administraţie, servicii pentru studenţi;

   4. nivel 3: reviste, conferinţe, acţiuni;

   5. nivel 4: documente în format electronic;

   6. nivel 5: alte site-uri găzduite.

2. Conţinutul informaţional al paginii web este definit şi elaborat în format electronic de responsabilul de conţinut informaţional.

3. DCTI pune la dispoziţie formate web standard (template) ce vor fi populate folosind conţinutul informaţional transmis.

4. Site-urile web pot fi realizate pe baza formatelor web standard (template) puse la dispoziţie de către DCTI şi pot fi realizate în cadrul facultăţilor şi departamentelor folosind resurse proprii, pot fi elaborate de către DCTI sau pot fi realizate utilizând servicii de proiectare web externalizate.

5. Responsabilul de conţinut informaţional al fiecărui site este numit prin decizie a rectorului.

6. Conţinutul informaţional de nivel 0 si 1 se elaborează şi în limba engleză şi va avea avizul DCRP.

7. Obţinerea unui subdomeniu USV pentru publicarea de conţinut informaţional nou se realizează prin adresarea unei cereri în acest sens, către Rectorul USV, formular PO-DCTI-01-F01.

5.2. Postarea / modificarea conţinutului informaţional

1. Conţinutul informaţional este propus de responsabilul de conţinut informaţional şi trebuie să aibă avizul scris al conducerii facultăţii, departamentului sau structurii administrative respective, formular PO-DCTI-01-F02.

2. Conţinutul informaţional al paginilor de nivel 0 şi 1 este administrat de către DCRP

3. Conţinutul informaţional avizat este transmis către administratorul web, în format electronic şi însoţit de avizul de publicare/modificare (formular PO-DCTI-01-F02), de către responsabilul de conţinut informaţional

4. Conţinutul furnizat neprelucrat este procesat grafic şi adaptat corespunzător de către designer-ul sau administratorul web desemnat din cadrul DCTI.

5. Conţinutul este publicat pe site-ul web de către administratorul web, folosind formate web standard (template) create de DCTI sau preluând formatul transmis dacă acesta corespunde condiţiilor impuse paginilor web din domeniul usv, cap. 5.4.

6. Responsabilul de conţinut informaţional stabileşte împreună cu administratorul web poziţionarea relativă a informaţiei respective în contextul site-ului administrat.

7. În anumite cazuri, responsabilul de conţinut informaţional poate fi aceeaşi persoana cu administratorul web al unui site, situaţie in care DCTI oferă sprijinul tehnic si logistic necesar pentru publicarea corectă a informaţiilor web.

8. Postarea tuturor documentelor se face în format pdf, cu excepţia documentelor care necesită editare (formulare) sau care sunt destinate unui scop explicit (fişiere de calcul, prezentări electronice).

9. Transmiterea conţinutului informaţional către administratorul web se face respectând următoarele reguli:

   1. Dacă se trimite conţinutul integral al unei pagini, acesta trebuie să fie deja structurat şi organizat, aşa cum se doreşte să apară în pagina web

   2. Dacă se solicita modificări ale unor părţi din conţinut, atunci se va specifica explicit şi clar adresa, modificările care se doresc a fi făcute pe respectiva pagina precum şi poziţionarea în cadrul acesteia

   3. Dacă se doreşte adăugarea sau schimbarea unor documente care se pot descărca în format electronic de pe pagina web, atunci trebuie să fie specificata clar pagina de unde se doreşte să fie descărcat documentul, textul de la care să fie lansată legătura (link-ul) către document şi poziţionarea în cadrul paginii respective.

10. Închiderea unui site se realizează de către DCTI în următoarele condiţii:

    1. la solicitarea responsabilului de conţinut informaţional;

    2. prin notificare din partea DCRP, dacă informaţia conţinută nu este actualizată corespunzător timp de 12 luni, sau atunci când informaţiile oferite devin anacronice;

    3. atunci cînd se semnalează de către persoane sau organisme îndreptăţite prezenţa unor informaţii necorespunzătoare.

5.3. Comunicarea

1. Semnalarea erorilor sau a conţinutului neconform se realizează folosind sistemul de raportare automată (ticketing) existent pe pagina DCTI.

2. Sugestiile transmise vor fi direcţionate către responsabilul de conţinut dacă se referă la conţinutul informaţional, sau către administratorul web dacă se referă la disfuncţionalităţi ale paginilor web.

3. Responsabilul de conţinut informaţional va utiliza pentru comunicarea cu administratorii sistemelor informaţionale aflate în gestiunea universităţii numai adresele email oficiale, destinate acestui scop, astfel:

   1. webadmin [at] usv.ro pentru probleme legate de administrarea web;

   2. sysadmin [at] usv.ro pentru probleme de administrare a serverelor: conturi, drepturi de acces, resurse software, securitate;

   3. tehnic [at] usv.ro pentru probleme hardware, conectică, relocare, setări speciale.

5.4. Condiţii impuse paginilor web din domeniul USV

1. Realizarea paginilor web din domeniul USV se va face cu respectarea următoarelor condiţii:

   1. să se încadreze în precizările cuprinse în "Standardele identităţii vizuale USV 2.0 - 2007";

   2. să conţină link-uri către pagina principală a USV şi/sau către paginile de nivel imediat superior;

   3. să conţină informaţii de contact ale responsabililor cu administrarea conţinutului;

   4. să conţină elementele necesare de contorizare şi analiză a traficului, conform recomandărilor SCTI;

   5. conţinutul trebuie să respecte Carta Universităţii (R01), Codul de etică profesională (R03) precum şi toate Regulamentele USV şi legislaţia în vigoare;

   6. să nu conţină informaţii ofensatoare sau cu caracter neacademic, să nu aibă caracter comercial şi să nu încalce drepturile de autor sau alte prevederi ale legislaţiei în vigoare;

   7. să fie astfel structurate încât să permită obţinerea informaţiilor de interes într-un număr minim de paşi.

6. RESPONSABILITĂŢI

1. Rectorul USV

   1. Aprobă subdomeniile USV.

   2. Numeşte Responsabilul de conţinut informaţional al fiecărui site

2. Responsabilul de conţinut informaţional este numit prin decizie a rectorului şi răspunde pentru corectitudinea şi actualitatea informaţiilor postate pe site-ul de care răspunde. De asemenea, responsabilul de conţinut informaţional solicită şi obţine avizul scris necesar pentru publicarea informaţiilor pe site-ul de care răspunde, conform cu prevederile de la punctul 5.2.1 şi înaintează către SCTI conţinutul informaţional pentru publicare, folosind formularul PO-DCTI-01-F02 descris la pct. 5.2.3. Conţinutul transmis trebuie să respecte cerinţele de la pct. 5.4. Condiţii impuse paginilor web din domeniul usv.

3. Administratorul web

1. introduce în paginile web ale site-urilor conţinutul transmis de responsabilii de conţinut;

2. asigură suportul informatic pentru funcţionarea site-urilor, în concordanţă cu structura transmisă de responsabilii de conţinut, ţinând seama de aspectul grafic propus de designerul web, în limitele stabilite de "Standardele identităţii vizuale USV 2.0" - 2007;

3. în cazul când la un moment dat există mai multe cereri de realizare de site-uri sau de introducere / modificare de conţinut, acestea vor fi procesate în ordinea priorităţii, conform nivelurilor de prioritate N 0-5. Daca există solicitari de acelaşi nivel de prioritate, acestea vor fi operate în ordinea sosirii lor.

4. SCTI rezolvă solicitările primite în format scris, prin email către conturile destinate acestui scop, sau prin sistemul de ticketing.

5. DCRP urmăreşte obţinerea unui impact comunicaţional şi de imagine cât mai ridicat, transmiţând sugestiile necesare.

6. CEAC urmăreşte respectarea cerinţelor de calitate.

7. Designerul web

   1. stabileşte forma grafică a site-urilor web ale USV şi propune şabloane (template-uri) grafice;
   2. verifică respectarea prevederilor manualului de identitate vizuală al USV, "Standardele identităţii vizuale USV 2.0" – 2007.

7. DISPOZIŢII FINALE

1. Aprobarea modificării prezentei proceduri este de competenţa Biroului Senatului universitar.

2. Responsabilii de conţinut informaţional pentru fiecare site/subsite web sunt nominalizaţi prin decizie a rectorului.

3. Prezenta procedură intră în vigoare din momentul aprobării în Biroul Senatului USV.

4. Verificarea modului în care se aplică prezenta procedură se realizează de SCTI, DCRP, CEAC.

8. ANEXE

Lista anexelor care însoţesc această procedură este redată după cum urmează: 

Anexa 1

Aprobat,

CERERE

pentru înregistrare si găzduirea unui domeniu/subdomeniu usv.ro

Subsemnatul/a (nume, prenume) ...... ........ ........ ........ ........ ....... ........ ......... ......... .......... ........... ......... in calitate de ...... ....... ...... ........ ....... ........ ...... ....... ...... ...... ...... ...... în cadrul (facultate/departament) ........ ....... ....... ........ ...... ....... ....... ....... ....., solicit crearea şi găzduirea subdomeniului cu denumirea ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ....... ...... ...... ...... ...... .......

Responsabil de conţinut pentru paginile domeniului (subdomeniului) va fi dl./d-na (nume, prenume) ..... ..... ..... ...... ...... ...... ...... ...... ..... ..... ...... ....., având următoarele date de contact:

tel.mobil: ..... ..... ..... ..... ..... email: ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... ..... tel. interior: ..... ..... ..... .

Site-ul va fi realizat

• pe baza unui template existent la SCTI

• prin elaborare în cadrul departamentului/facultăţii

• prin utilizarea de servicii externalizate

Precizez ca informaţiile ce urmează a fi găzduite nu contravin prevederilor legale si regulamentelor adoptate in cadrul universităţii.

Data,

Semnătura

Aviz tehnic SCTI,

D-lui rector al Universităţii "Ştefan cel Mare" Suceava

Anexa 2

AVIZ

pentru publicare/modificare de conţinut informaţional

Subsemnatul/a (nume, prenume) ..................................................................................................... în calitate de ................................................................... în cadrul (facultate/departament) .........................................................................., ca urmare a cererii nr. .................... din data de ............. întocmită de responsabilul de conţinut informaţional (nume, prenume) ......................................................................... numit prin Decizia Rectorului nr. …….... din data .......................,

AVIZĂM FAVORABIL

Publicarea pe site-ul/subsite-ul …………………………................................................ la adresa ............................................. a documentului ataşat, datat şi semnat.

Alte detalii privind conţinutul informaţional (dacă există): ..............................................................

Data,

Decan / Director departament

Se anexează captura de ecran (print screen) cu formatul şi informaţiile (sau, după caz, modificările) ce urmează a fi publicate.

Date de contact ale responsabilului de conţinut (telefon mobil, telefon interior, adresa e-mail): ………………………………………………………………………………………………………………….